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科技档案管理信息化建设

时间:2014-04-21 15:57来源:未知 作者:admin 点击:
一、科技档案管理的概念 科技档案是科学技术档案的简称,是指在科学技术研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的:℃件材料,是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件,是科学技术储备的一种形式。 科技档案管
        一、科技档案管理的概念
  科技档案是科学技术档案的简称,是指在科学技术研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的:℃件材料,是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件,是科学技术储备的一种形式。
  科技档案管理,是指对科技档案实体进行管理和信息开发利用的一项专门工作,主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管]里,也称档案实体管理;二是对档案中所包含信息的管理,俗称档案信息化管理。档案实体管理包插邕案的收集、整理、鉴定、保管等内容,通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系,为档案的现代化管理打下基础。档案管理活动与其他文献管理活动一样、包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程,是一种信息控制系统。
  科技档案管理无论在企事业单位还是科研院所都是一项技术基础工作,为科技生产活动提供技术条件,为组织管理工作提供信息依据,是生产技术管理、科研、设计管理等工作的一个组成部分。其管理机构通常为档案室或档案馆,目的在于在更大范围内组织和开发利用科技档案信息资源,实现科技档案信息的社会共享。
  二、科技档案管理信息化建设的必要性
  由于档案需长期保存,为改善存储环境,避免文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年都需投人大量的文档保管经费;此外,由于档案需反复查阅,不可避免地存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下,大量文档的电子化进程是不可想象和解决的,且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。
  社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生了很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都可以在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式将有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以机读形式为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提取出来是档案工作者义不容辞的责任。要不失时机地提供有价值的档案信息,必须有一个精选的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案管理和利用工作发展的必然趋势。
  三、科技档案管理信息化建设存在的问题
  目前,随着档案管理受重视程度的不断提高以及科学技术的不断进步,档案管理的设施不断得到完善、更新,但档案管理信息化建设与社会的进步、要求相比,仍存在很多问题,主要表现在如下几个方面:
  (一)档案管理人员素质偏低从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,待遇较差,这些都阻碍了先进技术在档案管理中的运用。目前在各单位的档案管理部门,非档案专业的人员比例较大,真正的既懂得档案管理,又能掌握现代信息技术的复合型专业档案人员少之又少。在这种情况下,即使引进了现代化设备,也不能充分发挥作用,更谈不上档案信息电子化了。这使得档案管理人员素质成为制约先进枝术应用的重要因素。
  (二)软硬件设施不足在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。
  档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性;档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。
  (三)领导重视不够在档案管理的信息化建设上,相对来说领导重视不够。在当今以经济建设为中心的社会,各级领导将主要精力投入产品的研发和生产上,对档案信息化建设的工作重视不够,档案意识淡薄,不像对待经济建设那样下力气去抓档案信息化建设工作。
  四、科技档案管理信息化建设的具体措施
  档案信息化,其核心是管理手段的现代化、保20护技术的现代化以及档案存储环境控制的科学化。加快档案信息化建设要做好以下几个方面的工作:
  (一)提高档案人员知识结构档案信息化建设是一项长期的、艰巨的战略任务,要担当起这一历史责任,必须有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。在目前状况下,我国各档案管理机构可以通过引进与培养相结合的方式提高人员素质。根据社会发展的不同阶段,及时调整档案管理人员的知识结构,对急需人才和高端人才加以引进,对现有管理人才通过培训、在岗自学等方式进行培养,建立一支掌握档案管理和信息技术且知识结构合理的复合型档案管理人才队伍。只有这样才能够适应档案管理的新形势发展需要,才能有效解决档案信息开发利用不足等问题。一句话,把“人”解决好了,信息化就跟上去了。
  (二)加大投入,增配软、硬件设施要舍得投人财力,配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。作为上级档案主管部门,要与相关部门沟通协商,共同提出解决办法,在政策上给下级部创造条件,使档案信息化建设得到更快的发展。
  (三)加强领导,提高认识要拓宽各级领导的知识领域,在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作,改变现有的知识结构,以适应信息化建设的需要。在管理上,还需要研究如何增强档案人员的活力,开展激励机制,对一些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿服务等;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧,以形成最佳的人才结构。
  总之,在急速变革的社会环境下,科技档案管理人员除了继续做好科技档案信息资源的收集和保管工作,更要了解档案利用者的需求,扩大服务内容,真正做到全方位服务,利用信息技术全方位地向公司员工展示档案资源,真正实现档案管理的信息化。(责任编辑:mac)
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