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科技管理部门档案信息化

时间:2014-04-21 15:54来源:未知 作者:admin 点击:
国家档案局在 全国档案信启、化建设实施纲要》中明确指出了当前全国档案信息化建设的目标和任务,即:本着统筹规划,统一标准,分级建设,安全保密的原则,加强科技档案信息化基础设施建设。随着信息化时代的到来,对科技管理部门的档案管理也提出了更高的要
      国家档案局在 全国档案信启、化建设实施纲要》中明确指出了当前全国档案信息化建设的目标和任务,即:“本着统筹规划,统一标准,分级建设,安全保密的原则,加强科技档案信息化基础设施建设。”随着信息化时代的到来,对科技管理部门的档案管理也提出了更高的要求,档案管理的信息化,成为各地科技管理部门的大势所趋。
  1 信息化管理对科技部门传统档案管理的影响
  实施信息化档案管理后,科技部门档案管理人员的工作任务、职能及档案的管理形式等常规业务发生了翻天覆地的变化。一方面,工作环境发生了改变,在传统的纸制档案管理环境下,责权相对简明,岗位责任明确,每个人,每个人都处于手档案管理业务处理程序的各个关键环节,并且.建立了传统的档案管理制度流程,管理体系相对健全。而在信息化档案管理的实施后,档案管理的业务实行集中化、高效化处理,科技管理部门的工作环境的构成由从前的档案管理专业人员,转变为档案管理人员、计算机硬件和软件系统组成。由信息化系统集中处理。同时,由于信息化档案管理环境下系统的复杂性,档案管理的工作范围在不断的扩大,还要加强网络系统安全、系统稳定等方面的管理。另一方面,工作主体发生了变化。在传统纸制档案管理环境下,档案管理工作人员是档案管理业务的组织和执行的主体。在传统档案管理工作中,从科技档案的采集、分类、保管到利用,都由有纸张记录,使下领导检查。而在信启、化档案管理的条件由人与纸张记录变为人与电脑,工作范围更加广泛,提高了管理难度。
  2 科技部门档案信息化管理存在的问题
  2.1 科技部门对信息化档案管理的认识不到位信息化档案管理把以电子计算机为代表的现代化数据处理技术与传统的档案管理工作相结合,以数据库为基础、以信息、系统、控制论为导向,以最先进的信息技术推动科技档案管理工作效能的最大化。但是我国科技档案信息化事业起步较晚,当前许多档案管理的思维观念还停留在纸制库藏阶段,给信息化档案管理带来障碍。还有一些科技管理部门从各种角度考虑,置信息化管理设备于不颐,依然实行传统的档案管理,没骨认识到建立档案管理信息系统对的重要性。
  2.2安全性与保密性的隐患在信息化科技档案管理系统中,数据载体由纸张变成 电磁或光电设备,而凡是电磁和光电介质,无沦从逻辑还是物理方面都具有可破解性,只是破解的难易不。目前我国普通的科技管理部门信息化档案管理软件大多依托互联网体系进行数据更新和共享,使用开放式的TCP/IP协议。而作为TCP协议本身就存在着侦听、试探等端FI和后门,可为黑客窃取权限、篡改和伪造信息、破坏数据提供方便。从而对安全性与保密性成为 大隐患。同时,由于数据存储在磁、光介质上,由于受热受潮、折损等原因,很容易造成所存储的档案数据丢失或破坏,使科技档案数据失去可用性。
  2.3科技档案管理效能低下一方面,长期以来,我国传统的科技档案管理工作被动性较强,不能主动的获取采集科技档案信息。虽然信息化档案管理为科技管理部门提供了新的平台,但受传统习惯影响,工作仍然缺乏主动性。同时,在网络环境下,信息量巨大,内容繁杂,但由十档案管理人员缺乏信息甄别、分类能力,不能有效进行数据的采集。另一方 ,我国传统的科技档案管理往往“重藏轻_}fj”, 一些科技管理部门虽然很多建立了自己的网站,但是档案管理方面却趋于空白,不能有效的利用互联网资源,对科技档案进行有效利用。
  3 加强科技管理部门档案信息化管理的对策
  3.1加强领导的重视程度档案信息化管理首先需要从领导层得到重视。领导是科技部门的引导者和决策者,科技档案的信息化档案管理需要领导的人力支持。因此,戊加强领导的思想认识、更新观念,使他们理解,随着市场经济的发展,任何一个科技管理部门都需要一套反应敏捷的档案管理信息系统,信息化档案管理不仅能够减轻档案管理工作人员的T作量,还能更好的实现档案的电子化,扩大库藏,提高档案利用率。只有领导认识提高了,才能有抓好科技部门实施信息化档案管理的积极性和主动性。
  3.2 强化对系统安全与保密性的管理许多科技档案都具有密级,因此要建立严格的科技档案系统安全管理制度,使档案管理人员在档案的收集、分类、保管、利用等方面有章可循。要选择质量优良的产品及匝版软件,对电脑存储介质的更换也要有审查程序。同时,为了保障系统数据的安全和稳定,要为安装了档案信息化管理系统的计算机提供UPS电源,对室内温度、湿度进行控制。重特大密级的科技档案原哦lJ上不能接入互联网,在科技部门内部局域网应该配备防火墙。H常工作巾,拒绝使用不明来历的U盘、光盘,防止木马、病毒的侵袭。要做好计算机的系统维护,电脑中存储的科技档案管理数据应经常做备份,把备份硬盘锁至保险柜。要建立系统定期检查维护制度,当系统管理员对电脑进行维修时,档案管珲人员应同时陪同,协 操作,保证科技档案数据库的安全。
  3.3 推进科技档案信息化条件下的效能管理信息化档案管理条件下,最终府形成一种相高效的职能管理机制,保障科坎档案管理信息的安全。信息化档案管理软件投入使用后, 一定要埘原有的档案管机构进行调整,对各类人员制定岗位责仃制度后,方可上岗操作。 先,要建立激励制度,使档案管理人员主动采集科技档案信息,提高数据的鉴别 分类能力,要使原始数据的提供部¨和人员对原始档案数据负责,科技档案电子输入人员埘自己输入的准确性责任。其次,在科技档案的保管过程中,要建立信息化科技档案保管制度。第三,在档案的利用方面,要任保证保密性的原则下,创新利用手段,强化科技档案的利用效率。例如:江西省鹰潭市科技局,建r网上档案管理信息系统,并配套关管理制度,由专人负责,将科技管理部门的科技档案按照基础信息目录整理并加以数字化,把库藏内容分为l8个类别,大久提高了档案的利用效率。
  总之,随着信息化时代的到来,对科技管理部门的档案管理也提出了更高的要求,档案管理的信息化,成为各地科技管理部¨ 的大势所趋。目前,我国许多科技管理部门档案信启、化管理中存在着许多问题,在未来的发展中,必须加强领导的重视程度、强化系统安全0保密性的管理、推进科技档案信息化条件下的效能管理。(责任编辑:admin)
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