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论科技档案管理

时间:2014-04-21 15:18来源:未知 作者:admin 点击:
科技档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料 科技档案的定义规定了它区别与其他档案、科技资料和一般科技材料。 伴随着生产、可研、建设活动的发展变化
    科技档案是指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料 科技档案的定义规定了它区别与其他档案、科技资料和一般科技材料。
  伴随着生产、可研、建设活动的发展变化,科技档案的种类也在日益丰富。目前,科技档案的种类主要有,工业生产技术档案,农业科技档案,设备仪器档案,自然科学研究档案,地质档案,测绘档案和医学科技档案等。正因为科技档案种类的繁多.所以科技档案管理在我国档案管理中占有重要地位.同样也是机关、团体、企业、事业单位全部档案管理的重要组成组成部分科技档案的管理分为科技档案的收集工作、整理工作和鉴定工作三部分
  1 科技档案的收集工作
  是指按照国家的有关规定.通过切实可行的措施和方法.把对国家和社会具有保存和利用价值的科技文件资料集中到档案部门的工作。科技档案的收集工作主要包括.基层档案部门的收集工作和科技专业档案馆的收集工作。科技档案的收集工作是科技档案管理工作的基础。《档案法》的明确规定,在科技档案收集过程中要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。所以在任何机关团体、企事业单位内部,科技档案都应该由档案部门实行集中统一管理.而不能由各个业务技术部门分散保管.这是国家全部科技档案实现集中统一管理的基础.也是检验科技档案收集工作的首要标准遵循科技档案的自然形成规律。科技档案是在各项科技、生产活动中,伴随着科技、生产活动的进行自然形成的。科技档案在收集过程中要符合科技活动的规律.要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程.制定具体的归档工作 这样.才能既做到集中统一管理,保证科技档案的完整又方便查阅使用.不影响现行工作的使用。要保证科技档案的完整准确 这是保证科技档案收集的关键.不完整.不准确的科技档案.不仅参考价值会降低.而且在许多情况下会影响工作的正常进行.所以必须高度重视科技档案的完整性和准确性。
  科技档案收集工作的方法和措施:
  1)当一项科技活动结束或告一段落后.科技业务部门应按照科技程序和档案制度的有关规定.对科技文件进行科学筛选和系统整理.并向档案部门归档 这是科技档案收集的主要方法
  2)结合本单位实际.实行多种方式结合的收集方法 除了将科技档案收集工作纳入计划管理.还要实行多种方式相结合的收集方式接收归档与现场收集相结合.随时收集和集中收集相结合.对内收集和对外收集相结合
  3)明确和疏通科技档案收集渠道。保持科技档案来源渠道畅通,明确科技档案的收集方向.保证收集工作顺利开展。
  4)抓住关键阶段进行收集 科技文件是按照一定的科学程序.有规律形成的.在形成过程中.档案部门应该掌握科技、生产活动的规律,抓住重要的环节和关键阶段,及时准确地做好收集工作。
  2 科技档案的整理工作
  科技档案的整理工作.包括系统整理和科学编目两部分。这两部分是紧密联系、不可分割的两项工作内容。在科技文件形成以后和归档以前.由科技业务部门.在科技档案部门的协助、指导下所进行的整120理工作 在科技文件材料归档以后.由档案部门对收紧的科技档案案卷进行科学地分类、排列和编制科技档案号等工作科技档案在整理过程中应遵循科技档案的自然形成规律.保证科技档案材料之间的有机联系.充分利用档案原有的整理基础.对科技档案进行分门别类的整理,方便管理部门的管理和日后的查找利用。
  科技档案的科学分类是科技档案整理工作的核心内容,也是科技档案管理的必要手段 最基本的分类方法有工程项目分类法.型号分类法,课题分类法,专业分类法,时间分类法.地域分类法等六种方法。科技档案的种类及其内容构成不完全相同.不同专业和不同类型单位的科技、生产活动的内容、性质和科技程序都不尽相同,产生的科技档案的种类及其内容构成也不完全相同.因此科技档案的分类必须符合形成档案的专业和单位科技活动的性质和特点.并且在一个单位内部和一个专业系统内部.同一科技档案的分类标准应该一致.做到条理清晰.分类明确在科技档案管理中,案卷的排列也是重要的内容 案卷只有经过系统的排列.才能使案卷与案卷之间保持有机联系案卷排列与分类有着密切的关系 在排列方法上.首先要对科技档案进行初步分类.然后在各种类别的档案内部按其特点特征进行系统排列。案卷排列的基本方法有两种,第一种是分类排列法,即按照科技档案案卷的内容及科学分类体系对案卷进行排列.并将其存放在库房柜架的规定位置上 第二种是流水号排列法.即按照科技档案案卷在登记簿中的等级顺序号对案卷进行排列
  3 科技档案的鉴定
  工作鉴定工作越来越受到档案界同行的关注.因为鉴定工作关系到科技档案的质量.关系到档案部门的形象.关系到档案工作的和谐发展。科技档案鉴定工作包括两方面的内容:一方面是对科技档案价值的鉴定分析工作.即鉴别科技档案现实的和历史的价值.根据其价值的大小确定保管期限.把没有保存价值和失去保存价值的科技档案,经过一定的审查和批准手续剔出销毁的工作 科技档案价值的鉴定分析工作.是科技档案鉴定工作的主体内容 另一方面是对科技档案质量的鉴别核查工作 它是对科技档案的准确性和完整性.即对科技档案的质量状况进行甄别和查对.并采取相应措施.提高库藏科技档案质量的工作 这两方面相辅相成.共同组成了科技档案的鉴定]-作科技档案价值鉴定工作的核心问题就是划定科技档案的保管期限.而保管期限的判定,是由科技档案价值大小,也就是科技档案的价值量决定的。科技档案的价值量越大,它的保管期限越长。反之,科技档案价值量越小.它的保管期限就越短科技档案的鉴定工作是鉴别科技档案的现实的和历史的价值.根据价值的大小确定保管期限.把失去保存价值的科技档案剔除销毁的工作 通过鉴定工作可以适时地缓解档案库房和保管设备的紧张状况,减少保管工作量.更重要的是 通过鉴定工作,可以提高库藏科技档案的质量.可以突出重点,保护好价值较大的、特别是有重要价值的科技档案。
  对科技档案的鉴定采取直接鉴定档案内容.即对科技档案的每一个保管单位.采取具体分析和详细审查的办法.逐套、逐卷以至逐份地评定其价值 因为科技档案保管期限表不一定能将所有的科技文件材料都包括无遗.所以鉴定时.只有对科技档案每个保管单位进行具体的研究分析.才能确定、全面地判断科技档案的价值,从而正确地划分保管期限和决定科技档案的存毁。
  科技档案管理在企业、事业单位和在城市建设工作中都是一项技术基础工作.为科技生产活动提供技术条件,为组织J管理工作提供信息依据,是生产技术管理、科研、设计管理或城市建设管理等的一个组成部分。(责任编辑:admin)
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